Privacystatement Stichting Pietenmientje februari 2020

1.       Inleiding

Stichting Pietenmientje verwerkt persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan het beschermen van deze gegevens en behandelen ze dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Dit document dient om transparantie te bieden aan onze deelnemers en vrijwilligers over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan.

 

2.       Definities

In dit privacybeleid, dat betrekking heeft op activiteiten door Stichting Pietenmientje, worden begrippen genoemd die specifiek zijn voor deze organisatie en hieronder uitgelegd.

Deelnemers: onder deelnemers wordt verstaan alle kinderen en vrijwilligers die deelnemen of bijdragen aan het evenement Okiedokiedorp. Indien de deelnemer minderjarig is, wordt hiermee ook diens ouder of rechtsbevoegde bedoeld. 

Okie Dokie Dorp: Okie Dokie Dorp is h et evenement dat op jaarbasis door Stichting Pietenmientje wordt georganiseerd.

Deelnemersadministratie: de deelnemersadministratie is het orgaan dat binnen Stichting Pietenmientje verantwoordelijk is voor het beheren van inschrijvingen, het uitgeven van deelnemerskaarten, en het innen van betalingen. Wanneer hiervoor geen commissie is aangewezen, kan een lid van het bestuur voor deze functie zitting nemen.

Groepsleiding: de groepsleiding is een team vrijwilligers die gedurende Okie Dokie Dorp leiding geeft aan een groep  kinderen.

Tenthoofd: een tenthoofd is een vrijwilliger die de verantwoordelijkheid draagt voor zijn/haar tent/activiteit, en deelnemers daar op dat moment bij betrokken. 

 

3.       Deelnameregistratie

3.1         Persoonsgegevens deelnemer

Deelnemers worden geregistreerd middels ons online deelnameformulier beschreven in bijlage 1. Na het invullen van het formulier wordt deze via een beveiligde webserver doorgestuurd naar de deelnemersadministratie en opgeslagen in ons beveiligde online deelnemermanagementsysteem. Enkel de deelnemersadministratie, het bestuur van Stichting Pietenmientje, en de systeembeheerder hebben toegang tot deze informatie. De deelnemersadministratie heeft toegang tot deze gegevens voor het uitvoeren van administratieve handelingen, waaronder het indelen van groepen, het uitvoeren van de loting, en communicatie met deelnemers over het evenement waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven. Het bestuur heeft toegang tot deze informatie met als doel het controleren van de deelnemersadministratie, communicatie met deelnemers over toekomende evenementen, en het analyseren van gegevens als basis voor besluitvorming. De systeembeheerder heeft toegang tot persoonsgegevens omwille van het beheren van de gegevensbescherming. Alle bovengenoemde partijen kunnen contactgegevens gebruiken om contact met de deelnemer op te nemen ten behoeve van het uitvoeren van hun functie. Bij meerdere ontvangers zullen persoonsgegevens worden afgeschermd.

De deelnemer kan te allen tijden zijn gegevens inzien en aanpassen door een verzoek in te dienen bij de deelnemersadministratie. Persoonsgegevens worden maximaal drie jaar bewaard of op verzoek van de betreffende deelnemer vernietigd. Dit laatste kan uitsluiting van deelname tot gevolg hebben. 

3.2         Medische gegevens

Deelnemers wordt gevraagd medische gegevens af te staan die van belang zijn voor het bewaken van de gezondheid van de deelnemer gedurende Okie Dokie Dorp. Deze gegevens zullen bij het beëindigen van de Okie Dokie Dorp waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven worden vernietigd. Wanneer de aard van de gegevens dit verlangt voor het bewaken van de gezondheid van de deelnemer, zal deze informatie gedurende Okie Dokie Dorp worden gedeeld met de groepsleiding, het tenthoofd of de EHBO.

 

4.       Beeldmateriaal

Stichting Pietenmientje maakt beeldmateriaal van Okie Dokie Dorp en gerelateerde activiteiten ten behoeve van promotionele activiteiten en in het archief. Deze foto’s en video’s worden als aandenken aan de activiteit onder de deelnemers gedeeld.  Daarnaast kunnen foto’s en video’s gebruikt worden voor het aankleden van onze website en social media, het maken van posters en flyers, en het aankleden van promotionele activiteiten . Het delen van beeldmateriaal zal altijd gedaan worden met respect voor de betrokken personen. Een verzoek om beeldmateriaal van digitale media te laten verwijderen kan gedaan worden bij het bestuur via info@okiedokiedorp.nl.  

 

5.       Sponsoren

Van sponsoren registreert Stichting Pietenmientje NAW-gegevens die van belang zijn voor het onderhouden van communicatie en het verzenden van nota’s. Omwille van het uitvoeren van hun functie, hebben de sponsorgroep en het bestuur toegang tot deze informatie. Gegevens van sponsoren worden maximaal drie jaar bewaard.

 

6.       Communicatie

Het privacybeleid van Stichting Pietenmientje is terug te vinden op okiedokiedorp.nl/privacy en op te vragen bij het bestuur via info@okiedokiedorp.nl.   

 

7.       Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een deelnemer een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Stichting Pietenmientje binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij het bestuur via info@okiedokiedorp.nl.